Vacature secretaris Stichting bij Van Houten

Het bestuur van het wijkcentrum-in-ontwikkeling bij Van Houten (Oosterparkwijk) is op zoek naar nieuwe bestuursleden! Wil jij, samen met andere wijkbewoners in het bestuur, bijdragen aan het nieuwe ‘bruisende hart’ van de wijk? Lijkt het je leuk om je handen uit de mouwen te steken om de droom van de Oosterparkers waar te maken? En hou je van samenwerken in een informeel en enthousiast bestuur? Dan zoeken we jou!

Wat is bij Van Houten?

bij Van Houten wordt dé ontmoetingsplek voor en door Oosterparkers. Een plek waar je je fijn voelt, of je nu jong bent of oud. Of je nu geboren `Oosterparker’ bent of nieuw in de buurt.

Sinds het verdwijnen van het Treslinghuis werken de verschillende buurtaccommodaties in de Oosterpark (JOP, Ons Belang, SVO en Bewonersorganisatie) samen met WerkPro en andere wijkbewoners aan het vormgeven van een nieuw en laagdrempelig buurtcentrum met activiteiten op allerlei gebieden. Denk aan Kunst & Cultuur, Sport & Bewegen, Ontmoeten, Gezondheid & Zorg, Natuur & Milieu, Educatie en Gezonde Voeding.

Op 1 april is bij Van Houten officieel als wijkcentrum van start gegaan in het nieuwbouwgedeelte. Heel veel mensen zijn op dit moment al aan het werk om bij Van Houten om te toveren tot het buurtcentrum dat de Oosterpark wenst en verdient. Onze droom is groot: de wens is om ook het prachtige monumentale pand bij het ‘bruisende hart’ van de wijk te betrekken, de beide panden te verbinden met elkaar en, op termijn, een mooie horeca gelegenheid te realiseren. Een flinke uitdaging, waar we ontzettend veel zin in hebben!

Het bestuur werkt nauw samen met WerkPro en de Gemeente om stap voor stap al onze dromen te verwezenlijken. Om dat mogelijk te maken, zoeken we uitbreiding voor het bestuur.

Later dit jaar gaan we ook op zoek naar Oosterparkers die het leuk vinden om, bijvoorbeeld in een Activiteitencommissie, mee te denken over de invulling van bij Van Houten.

Wat verwachten we van de secretaris?

Het secretarisschap is een vrijwillige functie. De secretaris is lid van het bestuur van bij Van Houten. Bestuursleden handelen altijd binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, het werkplan, de jaarbegroting en de activiteitbudgetten.

In algemene zin draagt de secretaris zorg voor een verantwoord beheer van secretariële processen van de stichting.

De secretaris:

  • bestuurt en vertegenwoordigt, in samenwerking met de andere bestuursleden, de stichting.
  • neemt, tezamen met de andere bestuursleden, bestuursbesluiten.
  • is tweede woordvoerder (na de voorzitter) van het bestuur.
  • onderschrijft de missie, visie en doelstellingen van bij Van Houten.
  • stelt, in samenwerking met de voorzitter en Zakelijk Leider, de agenda op voor de bestuursvergaderingen.
  • verstuurt alle benodigde stukken voor (bestuurs)vergaderingen naar de betrokken personen.
  • notuleert tijdens bestuursvergaderingen en -bijeenkomsten.
  • stelt de jaarplanning voor vergaderingen op (vergaderstuk rond november, geldend voor het nieuwe jaar).
  • coördineert het opstellen van het Jaarverslag en doet de eindredactie van het Jaarverslag. De bestuursleden dragen bij aan de tekst voor dit verslag. De secretaris zorgt voor tijdige bespreking van de stukken in de bestuursvergadering.
  • stelt, op basis van een eigen bijdrage en bijdragen vanuit de bestuursleden, het concept-Werkplan (behorend bij de begroting voor het nieuwe jaar) en het inhoudelijk Jaarverslag op voor de subsidiegever (Gemeente Groningen) en coördineert de totstandkoming van de stukken. De secretaris zorgt, na goedkeuring van alle benodigde stukken door het bestuur, voor verzending aan de gemeente van de betreffende stukken.
  • stelt, in samenwerking met de penningmeester en Zakelijk Leider, aanvragen en verantwoordingen op voor andere subsidieverstrekkers en beheert de deadlines hiervoor.
  • entameert vergaderingen van de Werkgroep Communicatie en woont deze bij. Hierover rapporteert de secretaris aan het bestuur.
  • verzorgt, in samenwerking met de Zakelijk Leider en communicatiemedewerker, de PR, voorlichting en communicatie van bij Van Houten (website, social media, wijkkrant, activiteitenladder van de wijk etc.)
  • plant en belegt overleggen van het bestuur met derden.
  • woont de bestuursvergaderingen bij .
  • is, net als andere bestuursleden, regelmatig aanwezig bij gezichtsbepalende activiteiten van bij Van Houten en vertegenwoordigt dan de stichting.